株式会社東京共同トレード・コンプライアンス(以下「当社」という)は、個人情報の保護に関する法律、欧州一般データ保護規則(以下「GDPR」という)及び英国GDPR(The Data Protection, Privacy and Electronic Communications(Amendments etc.)(EU Exit)Regulations 2019)(以下総称して「法令等」という)における個人情報及び個人データ(以下総称して「個人情報」という)について基本方針を定め、本方針を基に安全管理措置に関する事項を遵守し、個人情報保護を徹底します。

I.基本方針

  1. 法令等に基づき個人情報を取扱い、安全管理措置に関する事項を定め、管理体制及び取り組みを定期的に見直し、継続的な改善に努めます。
  2. 法令等に定める場合のほかは、あらかじめ公表した、あるいは取得の際に通知又は明示した利用目的の範囲内において個人情報を使用します。

II. 個人情報の利用目的、共同利用等

1.当社が取得する個人情報の種類及び利用目的

【表1】

個人情報の種類

利用目的

氏名、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレス、アクセス情報等(氏名を特定する勤務先・所属・肩書等、IPアドレス、ブラウザ種類及び言語、アクセス時刻、参照されたWebサイトアドレス、インターネットのログを含む。以下同様)

(1) 東京共同グループ(詳細は東京共同グループ一覧をご覧ください)が提供する下記各号を含むサービス又は東京共同グループの取引先が提供する関連サービスの案内及び提供(独立性、利益相反等の確認手続を含む)
 ① 会社等(外国法人・組合・信託を含む)、個人(非居住者を含む)の経営、財務・経理・税務・総務

  にかかる委託業務及びコンサルティング
 ② 金融・不動産・知財取引組成に関する助言及びコンサルティング
 ③ 税理士法第2条第1項乃至第3項に規定する税務代理、税務書類の作成及び税務相談
 ④ 公認会計士法第2条第1項に規定する財務書類の監査又は証明

(2) 出版物(ニューズレター等、Webサイトや電子メール等を含む)に関する情報提供及びその販売・購読の案内

(3) 主催又は委託を受けて開催する各種ワークショップ、セミナー等の開催の案内及びそれらの運営

(4) 役職員等の採用選考及び採用後の人事管理(給与計算、社会保険手続き等を含む)

(5) 提供するサービスに関連した、提言・統計・調査等、公的機関等の諮問に応じる等の社会貢献活動など

(6) 法令遵守・品質管理等の必要性に基づく総合的なリスク管理

(7) 提供するWebサイト及びサービスの改善

(8) 各種お問い合わせへの対応

(9) その他上記に付随する業務

2.共同利用

当社は、取得した個人情報を、東京共同グループ(詳細は東京共同グループ一覧をご覧ください)及び東京共同グループが加盟する会計事務所ネットワークに加盟するメンバーファーム間で、共同利用することがあります。

(1) 共同利用する者の範囲
  ① 東京共同グループ
  ② 東京共同グループが加盟する会計事務所ネットワークに加盟するメンバーファーム
  ③ (従業員情報について)東京共同グループが加盟する健康保険組合
(2) 共同利用目的
  【表1】記載の目的の範囲内において、必要な場合に限り共同利用することがあります。
(3) 共同利用管理責任者
   東京都千代田区丸の内 3-1-1 国際ビル9階
   東京共同会計事務所 代表パートナー 内山 隆太郎

3.第三者提供

当社は、取得した個人情報を、法令等に定める場合及び法令等に基づき本人の同意があると認められる場合を除き、第三者提供いたしません。

4.外国にある第三者への提供

当社は、取得した個人情報を、本邦の域外にある国又は地域(以下「外国」という)にある第三者に提供する場合には、個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者へ提供するか、又は、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得た上で提供します。

III.個人情報の管理

  1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
  2. 当社は、個人情報保護管理責任者を任命するとともに、個人情報の取り扱い状況に関する点検・監査及びこれらの結果に対する是正・予防処置等について定めた社内規程を整備し、個人情報の適正な管理を実施します。
  3. 当社は、職員その他の従業員に対して個人情報の保護及び適正な管理方法等について研修を行うとともに、従業員及び委託先を適切に監督し、個人情報の適正な取扱いを徹底します。
  4. 当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいを防止するため、不正アクセス、コンピュータウィルス等に対する適正な対策を講じるとともに、個人情報の廃棄にあたっては復元不可能な方法にてこれを行います。
  5. 当社は、みなさまの同意を得たうえで個人データの一部を外国に所在する事業者が提供するクラウドサービス上に保存することがありますが、当該外国の個人情報保護制度を把握したうえで前各号の安全管理措置を講じています。

IV. 開示等の請求手続

個人情報の利用目的の通知、内容の開示の請求、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正・追加・削除、利用の停止・消去・第三者提供の停止の請求の具体的な手続につきましては、下記お問い合わせ窓口までお申し出下さい。

V.苦情・お問い合わせ

保有個人データの取扱いに関するご意見・ご要望・ご質問につきましては、下記お問い合わせ窓口までお申し出下さい。

お問い合わせ窓口
〒100-0005 東京都千代田区丸の内 3-1-1 国際ビル
株式会社東京共同トレード・コンプライアンス(個人情報担当)
TEL:03-5219-8660

VI.EU域内・英国内居住者に関する個人データの取扱いについて

個人データの取扱いにあたりましては、【表1】、「I. 基本方針」、「III. 個人情報の管理」及び「V. 苦情・お問い合わせ」の各規定が適用又は準用されます。

1.利用目的

当社は、取得した個人データを、正当な利益(GDPR第6条第1項(d))、契約の履行(GDPR第6条第1項(b))、当該個人データの主体である自然人(「個人データ主体」という)の同意(GDPR第6条第1項(a))又はEU及び英国の法的義務の遵守(GDPR第6条第1項(c))に基づき、【表1】記載の目的のために利用します。正当な利益を根拠とする利用を行うのは、東京共同グループの顧客又は取引先に所属する個人又は東京共同グループの役職員等に関する個人データを【表1】記載の目的(ただし、公的機関がその職務の遂行において行う取扱いを除く)のために利用する場合です。

2. 第三者提供

当社は、【表1】記載の目的のために、個人データを、東京共同グループ及び東京共同グループが加盟する会計事務所ネットワークに加盟するメンバーファーム間で提供することがあります。

3.保存期間

当社は、取得した個人データを、【表1】記載の目的を達成するために必要な期間に限り、保存します。具体的な保存期間は、個人データの取得目的及び処理目的、個人データの性質、法律上又は業務上の必要性を考慮して決定します。

1. 個人データ主体の権利

GDPRに基づき、個人データの処理に関する情報を取得する権利、個人データにアクセスする権利、個人データの訂正又は削除を求める権利、個人データの処理を制限させる権利、データ・ポータビリティ権、自動化された意思決定(プロファイリングを含む)の対象とされない権利及び個人データの処理に関して異議を唱える権利を有し、個人データの処理について不服がある場合は、個人データ主体の所在地又はGDPR違反発生地の加盟国のデータ保護監督機関に不服を申し立てることができます。

5.同意の撤回

Ⅴ.記載のお問い合わせ窓口にご連絡いただくことで、いつでも個人データの利用に関する同意を撤回できます。ただし、撤回前の同意に基づく処理の適法性が、個人データ主体の同意の撤回により影響を受けることはありません。

6. 個人データの提供に関する法的又は契約上の要件、義務等について

当社が提供を求める個人データは、当社との契約締結に必要な要件となることがあります。この場合、個人データを提供しないことを理由に、当社との契約締結又は継続ができなくなることがありますので、予めご了承ください。

7.EU及び英国代理人

Data Protection Representative Limited

12 Northbrook Road, Dublin, Ireland
E-mail: datarequest@datarep.com
データ保護代理人を介しての東京共同会計事務所へのコンタクト方法

VII. 改訂

当社は、必要に応じて、本ポリシーの内容の全部又は一部を改訂することがあります。改訂した場合には、当Webサイトに掲載等することにより公表します。

最終改訂日:2022年4月8日

〒100-0005 東京都千代田区丸の内 3-1-1 国際ビル
株式会社東京共同トレード・コンプライアンス
代表取締役 内山 隆太郎